«День» не раз писав про кризовий стан, у якому перебували і перебувають архівні установи. Попри мінімум грошей, технічного забезпечення, належної уваги з боку влади, архівісти виконують свою головну місію: зберігають документи про минуле заради майбутнього. Та впровадження нової адміністративно-територіальної реформи, тобто укрупнення районів, стало для архівної справи черговим викликом. По-перше, архівні установи при колишніх райдержадміністраціях, які опікуються документами Національного архівного фонду, потрапили у процес реорганізації. По-друге, трудові архіви, що зберігають документи, потрібні для пенсійного забезпечення громадян, фінансувалися здебільшого з райрад, а тепер втратили балансоутримувача. По-третє, досі не відома подальша доля архівів сільрад. А це погосподарські справи, нотаріальні рішення, документи, які розкривають демографічну, економічну, в якійсь мірі суспільно-політичну ситуацію у конкретному населеному пункті. Наразі виходить так, що на місцях зміни впроваджуються швидше, ніж формується для цього законодавча база. Але до чого це може призвести?
«АРХІВ — ЦЕ НЕ ПРОСТО КОМП’ЮТЕР, ЧИНОВНИК І ПАПКА»
Минулого тижня голова Державної архівної служби України Анатолій ХРОМОВ провів нараду директорів державних архівів областей, у рамках якої обговорювалися проблемні питання реорганізації архівної галузі на рівні регіонів. Позиція відомства є беззаперечною — створити архівні відділи при РДА укрупнених районів як юридичні особи публічного права і зберегти при цьому в старих райцентрах їхні підрозділи. Як пояснила заступник голови Державної архівної служби України Лариса ЛЕВЧЕНКО, структура архівної галузі на рівні району в баченні Укрдержархіву виглядає так: головний офіс працюватиме при новоствореній РДА і триматиме у підпорядкуванні сектори у складі двох осіб в колишніх райцентрах. Такий підхід дозволяє забезпечити збереженість Національного архівного фонду, але не убезпечує від скорочення штатів на місцях. Через реорганізацію райдержадміністрацій ліквідованих районів людей уже попереджають про вивільнення, якого, на жаль, не уникнути й архівістам.
«Разом із укрупненням районів відбувається реформа децентралізації: органи державної влади багато функцій передають на рівень місцевого самоврядування. Однак архівні відділи РДА, що зберігають документи Національного архівного фонду, і надалі залишатимуться державними установами, — пояснює Лариса Левченко. — У перспективі розглядається можливість їх укрупнення шляхом концентрації документів у одному місці. Тут треба розуміти, що архів — це не просто комп’ютер, чиновник і папка. Архів — це перш за все спеціально обладнане сховище з відповідними умовами для зберігання документів. На сьогодні в архівних відділах РДА, за винятком непідконтрольних Україні територій, зберігається понад 10 млн справ Національного архівного фонду. Раніше архівні відділи передавали документи на довічне зберігання до державних архівів областей. Нині ті повністю вичерпали можливості своїх площ і не можуть прийняти документи від архівних відділів. Тому ми пропонуємо на перехідний період залишити архівні документи за місцем їх дислокації. З проєкцією на майбутнє вже зараз шукаємо приміщення як в адміністративних центрах нових районів для укрупнених архівних відділів, так і в обласних центрах для державних архівів областей. За сприянням у цій справі Укрдержархів звернувся до Мінрегіонбуду, Фонду державного майна та облдержадміністрацій.
На жаль, голови новостворених РДА, від рішення яких за законодавством залежить виділення як штатів, так і фінансування для архівних відділів, часто залишають архівну справу поза увагою. І тут виникає питання: про яку доступність архівних послуг у межах децентралізації йтиметься, якщо архівну довідку готуватиме спеціаліст у старому райцентрі, а для її завірення вона долатиме шлях у 100 км до адміністративного центру нового району? Відтак наше відомство рекомендує територіальним громадам, створюючи власні архівні підрозділи, звертати увагу на архівістів, які вивільняються з державного сектора, бо це справжні фахівці своєї справи».
«...ДОПОКИ НЕ БУДЕ ЗАПРОВАДЖЕНО ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ»
Власне, питання доступності архівних послуг — це ще одна проблема, яку зараз оперативно вирішує відомство. За законодавством, право підпису архівної довідки належить виключно керівникові архівного відділу, який тепер працюватиме при новоствореній РДА. У нього зберігатиметься й гербова печатка. Тобто архівіст на місці не зможе видавати довідки населенню, не завіривши їх на рівні новоствореного району. Ідеальним рішенням стало б запровадження електронного документообігу та електронного цифрового підпису. Але, як каже Лариса Левченко, на сьогодні архівні відділи цього ще не мають. Тому попередньо (але не остаточно) було вирішено запровадити методику, яка діє на рівні старостинських округів: делегувати право підпису завідувачеві архівного сектора в старому райцентрі, а також видати архівістам на місцях гербові печатки із відповідним порядковим номером (1, 2, чи 3).
«Це лише один із можливих варіантів на перехідний період, допоки не буде запроваджено електронний документообіг. Довідка, копія або витяг, видані архівними відділами, приймаються в усіх органах і установах на території України, тож шляхи забезпечення їх юридичної сили є важливою проблемою, що вимагає вирішення в умовах реформи, — продовжує Лариса Левченко. — Архівна галузь України збудована ще за старим радянським принципом подвійного підпорядкування, і фактично архівне законодавство ще не позбавлене радянських вад. Наша ціль полягає у збереженні історичних документів і забезпеченні потреб громадян в актуальній архівній інформації. Для того, щоб змінити ситуацію кардинально, ми працюємо над проєктом нового закону про архіви, в якому серед багатьох новацій передбачаємо і створення єдиної централізованої архівної системи. Та наразі багато чого у збереженні архівів — колективів і приміщень — напряму залежить від усвідомлення керівниками новостворених РДА архівної справи як державної».
«АЛГОРИТМ ІЗ ТРЬОМА ВАРІАНТАМИ, ЯК ЗБЕРЕГТИ ТРУДОВІ АРХІВИ»
Це підтверджують і керівники обласних державних архівів, які мало не щодня проводять консультації з громадами. Більшість із них усвідомлюють потребу в зберіганні архівних документів і заснуванні архівних установ, але наразі відсутні методичні рекомендації щодо організації архівної справи на рівні створених територіальних громад. Особливе занепокоєння викликають так звані трудові архіви. На Вінниччині, наприклад, більшість із цих підрозділів утримувалися за рахунок районних рад (хоча за законодавством мали б належати сільським радам, і тоді б нинішнього питання не виникало). У розрізі реформи їх мали би разом з архівними відділами ліквідованих РДА передавати на баланс новостворених районів. І тут без колізій не обходиться.
«Наразі ми розробили методичний алгоритм із трьома варіантами, як можна було б безболісно пройти реформування і зберегти трудові архіви, які по суті зберігають документи для призначення пенсійних виплат при виході на пенсію, — розповідає директор Державного архіву у Вінницькій області Юрій ЛЕГУН. — Перший варіант — це створити комунальне підприємство, яке опікуватиметься трудовим архівом нового району і міститиме у своїй структурі відокремлені підрозділи у колишніх райцентрах. Другий — звести всі документи до центру новоствореного району і фінансувати його з райради. Третій — передати їх на громади, але це вже залежатиме, чи захоче громада, зважаючи на свій бюджет. Кожен може обрати найліпший для них варіант.
Ще один момент, вихід, з якого шукаємо, це як зберегти і передати архіви при сільрадах. У фондах містяться документи з повоєнних часів. Досить часто вони також цінні з історичної та юридичної точки зору. Мова йде про погосподарські книги, де записані відомості про жителів села, а це демографічна й економічна ситуація у населеному пункті. Також акти нотаріальної дії, які здійснювали сільради, і вони зберігаються у сільрадах. Відтак важливо, щоб через усі ці адміністративні пертурбації документи збереглися, не зникли».
«ПОЧАЛИ ПРАЦЮВАТИ З ДОВОЛІ СМІШНИМ ШТАТОМ — ПО ДВІ ОСОБИ НА ВЕСЬ УКРУПНЕНИЙ РАЙОН»
Спрацювали на випередження у цьому плані на Хмельниччині, де ще у 2014 році розпочали процес передачі трудових архівів із районних рад у сільські чи селищні. До моменту укрупнення районів усі 23 трудові архіви вже були передані на громади і фінансувалися з їхніх бюджетів або на основі дольового співфінансування. Крім того, у тому ж таки 2014-му Державний архів Хмельницької області зініціював проєкт «Огляду на краще забезпечення збереженості документів». Він зобов’язав усі архівні відділи у районах провести огляд на предмет збереженості документів Національного архівного фонду, стану ведення діловодства та архівної справи. Це дозволило розпочати процес формування архівної бази, а тепер — відносно безболісно перейти у процес реформування, розповідає заступник директора Державного архіву в Хмельницькій області Катерина БУРДУВАЛІС. Та не убезпечило від скорочення штатів архівних відділів.
«Коли на території Хмельницької області було створено три райони — Шепетівський, Хмельницький і Кам’янець-Подільський, — ми насамперед боролися за створення при них трьох архівних відділів як юридичних осіб. І у січні вони почали працювали, але з доволі смішним штатом — по дві особи на весь укрупнений район, — говорить Катерина Бурдуваліс. — Тоді ми всі забили на сполох. Державна архівна служба почала засипати листами новостворені РДА з повним роз’ясненням того, як має відбуватися формування архівного відділу, скільки штатних одиниць. Я особисто виїжджала на зустріч у всі три райони, вела перемовини з керівниками. І на сьогодні ми маємо досить гарну картину: при Хмельницькій РДА архівний відділ має штат 12 осіб (у центральному офісі буде начальник і спеціаліст, по одному архівісту — у кожному колишньому райцентрі). На території Кам’янця-Подільського буде п’ять штатних одиниць. Така ж кількість у Шепетівському районі. Цікава ситуація у нас ще й тим, що окремі громади почали створювати архівні відділи при своїх радах. Наприклад, у Деражні буде функціонувати свій міський архів. Також розглядають питання про створення архівного відділу в Славуті. Тобто до збереженої структури в області будуть додані ці два підрозділи.
Зараз найбільше цікавить питання, як вирішиться доля архівів при сільських радах. Чекаємо на рішення Державної архівної служби щодо передачі їх до архівних відділів РДА чи обласного фонду, що убезпечить від зникнення цих фондів. Але приміщень чи просто площ під них немає. Треба шукати нові. Тому ми вже наголосити в громадах, щоб вони зобов’язали своїх старост відповідати за збереження цих документів. Хоча, як на мене, оптимальне рішення — забрати їх із сільських рад у надійне сховище. Так, як це зробили у Деражні, куди вже почали звозити погосподарські книги із сіл громади».
«ОДНА З ВИМОГ — ЗРОБИТИ ЄДИНУ ЦЕНТРАЛІЗОВАНУ СИСТЕМУ АРХІВІВ»
Уникнути всіх цих проблемних ситуацій і моментів можна було б, якби в Україні було нове архівне законодавство. На сьогодні Державна архівна служба України керується нормативно-правовими актами від 1993 року, в які час від часу вносили зміни, але не кардинальні. Як розповідає експерт з медійного права Центру демократії та верховенства права, юрист Ігор РОЗКЛАДАЙ, писали архівний закон ще у парадигмі старого закону про інформацію, парадигмі жертв політичних репресій і «великого сусідства» з Росією. У країні відбувалися реформи, які жодним чином не торкалися архівної справи. Це призвело до того, що архівна система розділилася на дві частини: архіви центральні, які засновані й підпорядковані Державній архівній службі, й архіви області й місцеві — вони перебувають у підпорядкуванні місцевої влади і методологічно Державної архівної служби.
«У рамках нинішніх реформ, архіви взагалі виявилися не у пріоритеті. Навіть ті законодавчі зміни, які намагалися внести, коли змінювали законодавство із місцевого самоврядування, їх акуратно проігнорували. Тому ризики, що щось може статися в архівах, очевидні, — відзначає експерт. — Зараз помітно, що самі архіви на всіх рівнях намагаються зробити все можливе для того, щоб не допустити втрат, хоча, якщо відверто, у цій площині більшу роль відіграє людський фактор.
Крім того, минулого року архівною службою була напрацьована альфа-версія нового закону про архіви. І власне, одна з вимог — зробити єдину централізовану систему архівів. Тому що в децентралізації не все має бути децентралізовано. Ми не маємо розуміти під цим процесом феодалізацію, тобто створення маленьких князівств. Є речі, які мають залишатися в руках держави, особливо речі гуманітарної сфери. Якщо ми хочемо зберегти історичну пам’ять і не зробити помилок з минулого, коли архіви палили чи їх вивозили, то потрібно напрацьовувати законодавчу базу, яка дозволить вирішити питання і захистити фонди».
